データベース化提案への流れ_vol.1

以前書いていたブログでデータベース化提案への記事を書いていたわけですが、ここんところデータベースを使っての制作をしていましたので久々に読み返す意味で掲載しようか、と。

データベース化の

メリット・・・データの管理がしやすい、信用性の向上、リスク管理、作業時間の短縮、費用の削減など

デメリットは・・・デメリットと言えるかわかんないですけど「準備が大変」（今までどういった管理をしてきたか？ですね）というとこですかね。

いきなり、「データベース」の説明や自動組、WEBカタログとか説明に入ると流れが説明しにくいので、「何でウチがそういうことをやるようになったのか？」という話から始めます。

僕ら４人とも元々「DTP/印刷」の業界出身でして、そこからNETAXiSになって、WEBサイト制作やWEBを使った企画提案をする仕事がメインになりました。それから社内用で使うMISを作ったり、見積もりシステム作ったり（共にFileMakerPro使用）してて、その流れでシステムも少しかじってました。

当時の仕事で百貨店のカタログを定期で制作しておりまして、そこからデータベースの導入提案をするようになりました。先ずカタログ製作でなぜ、データベースの導入を提案したのか？ということからご説明します。

毎年同じ商品データだった

２年ほど、その百貨店さんのカタログを作ってわかったきたのが5割は昨年と同じ商品だったんですよね。ということは商品スペックも同じ（金額の変動は多少ありましたけど）。

それを毎年、そのカタログを作る時期になると印刷会社の営業さんが原稿を集めるわけなんですが、カタログに商品を掲載する各メーカーさんすべてに「入稿用紙」を渡して、手書きで書いてもらって、写真を添付し郵送してもらう。それを営業さんがチェックをして各カテゴリ毎にまとめて、こちらに持ってくる、という状況でした。

ここで問題となってきたのが

• 昼間は営業で外に出てるため、原稿整理が夕方会社帰ってきてからなので原稿整理の時間がない。
• 原稿に書かれてる内容が手書きのため、個人のクセによっては読みづらい（書き間違いも）
• 去年と同じ商品という指示の場合、時間がなく焦っているのもあって過去のどのデータかすぐにわからない。
• 去年と同じ商品の原稿と写真を送られてきても「去年と同じだ」と気づかない（人間ですんで）
• 上記の4つがあって制作会社（この場合ウチ）に原稿を渡すのが遅れる。

という問題が浮き彫りになってきました（そーいうものだから仕方ない、ではなく）。そしてこの5つの問題が次に引き起こすのが

• 原稿の入稿が遅れても締切は変わらないので、制作時間が短い。
• つまり急いで制作することになり、どーしてもミスが増える（サービス残業が続く）。
• 去年と同じデータだったとしても、去年のカタログと見比べて探したりする時間がない。
• 手書き原稿をデータとして入力するのは結構時間がかかる。
• 去年と同じ商品があっても気づかず、イチからスキャンと色補正を行う（無駄が多い）。

このような問題でした。「これは他にやりようがあるだろ」ということでDBPを提案し、導入することにしました。

どーいう仕組みにしたかと言いますと

• 入稿用紙を廃止し、PC上からウチで作った「入力フォーム」に直接入力してもらう（つまりそのまま原稿になる）。
• 写真も添付して一緒に送ってもらう（多少スキャンもありましたが）。
• たまったデータをデータベースに流し込み、自動組版で自動組み

自動組版動画

この3つにしただけで、原稿整理や入稿遅れはなくなりましたし、制作時間も格段に短縮できました。そして制作に４人割いていた作業が１人での作業で済みました。無駄な作業も無くなって、しかも商品のことを知らない人間が入力をするわけではなく、商品をよくわかっているメーカーさんが直接入力をすることで校正回数も減りました。これを機にデータベース化を勧めるようになっていきました。

データベース化提案への流れ_vol.2